2.2 Tạo ký hiệu hóa đơn

Hướng dẫn tạo bộ ký hiệu hóa đơn

• Xem chi tiết qua video dưới đây:

Bước 1: Truy cập vào phần mềm giải pháp/Chọn Quản lý/Chọn Bộ ký hiệu hóa đơn/Chọn Thêm

Bước 2: Tạo bộ ký hiệu hóa đơn gồm ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn

• Người dùng điền và chọn thông tin tương ứng để tạo bộ ký hiệu hóa đơn phục vụ việc lập hóa đơn

Bước 3: Số hóa đơn

• Số hóa đơn được phần mềm giải pháp thiết lập theo quy định hiện hành.

• Trường hợp phát sinh tình huống số hóa đơn không bắt đầu từ số 1 thì người dùng chọn Tùy chỉnh nguyên tắc số hóa đơn. Số hóa đơn tăng theo thời gian và bắt đầu từ số mong muốn để thiết lập theo tình huống thực tế.

Bước 4: Chọn mẫu hóa đơn và tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử áp dụng cho bộ ký hiệu hóa đơn

• Tại Ủy nhiệm lập hóa đơn: chọn Đăng ký để tạo bộ ký hiệu hóa đơn trong trường người nộp thuế là người nhận ủy nhiệm lập hóa đơn cho đơn vị ủy nhiệm lập hóa đơn

• Chọn khoảng thời gian

• Chọn Lấy dữ liệu, phần mềm giải pháp sẽ liệt kê các mẫu hóa đơn, và tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử phù hợp với thông tin Ủy nhiệm lập hóa đơn và khoảng thời gian đã chọn.

• Ngươi dùng chọn mẫu hóa đơn tương ứng và tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng dịch vụ hóa đơn điện đã gửi cơ quan thuế tương ứng với bộ ký hiệu hóa đơn đã tạo ở trên.

• Sau khi chọn xong, người dùng chọn Lưu

• Sau khi lưu thì bộ ký hiệu hóa đơn vừa tạo được liệt kê trên giao diện danh mục bộ ký hiệu hóa đơn.

Bước 5: Xác thực sử dụng bộ ký hiệu hóa đơn

• Chọn dòng Ký hiệu hóa đơn cần xác thực, chọn Xác thực sử dụng trên thanh công cụ. Giao diện xác thực sử dụng mở ra để người dùng xác thức sử dụng

• Người dùng thực hiện xác thực, ngừng sử dụng bằng cách chọn các nút bấm có tên tương ứng trong từng trường hợp

• Ký hiệu hóa đơn chỉ xác thực sử dụng thành công khi mẫu hóa đơn đã ký điện tử và tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng dịch vụ hóa đơn điện đã được CQT chấp nhận.

• Các trạng thái sử dụng của bộ ký hiệu hóa đơn

STT	Trạng thái sử dụng	Mô tả
1	Chưa xác thực	Trạng thái khi mới tạo
2	Đã xác thực	Trạng thái sau khi NSD xác thực sử dụng ký hiệu đó bằng CKS, nhưng chưa phát sinh hóa đơn được lập
3	Đang sử dụng	Trạng thái sau khi NSD xác thực sử dụng ký hiệu đó bằng CKS và đã phát sinh hóa đơn được lập
4	Ngừng sử dụng	Trạng thái sau khi NSD xác thực sử dụng ký hiệu đó bằng CKS, đã phát sinh hóa đơn được lập hoặc chưa phát sinh và NSD muốn ngừng sử dụng để thay đổi mẫu hóa đơn hoặc tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng dịch vụ hóa đơn điện hoặc vì một lý do nào khác
5	Hết hiệu lực	Phần mềm giải pháp sẽ tự động chuyển sang trạng thái này khi: 1-Đã phát hành đến số hóa đơn kết thúc 2-Hoặc khi năm hiện tại có 2 số cuối khác với ký hiệu thứ 2 và 3 của Ký hiệu hóa đơn. Thời điểm này là 23:59:59 ngày 31/12 của năm hiện tại.

• Người dùng chỉ lập hóa đơn điện tử thành công khi bộ ký hiệu hóa đơn ở 2 trạng thái Đã xác thực hoặc Đang sử dụng